Quelques règles d'usage des mails
Type de ressource concernée :
Texte, Support de formation
Thématique de la ressource :
Autre
Description de la ressource :
En Vrac :
Objectif du mail = favoriser la lecture
Penser à  toujours écrire une formule politesse
Sachant qu'on ne peut pas obliger son destinataire, comment favoriser sa lecture ?
«si je mets en PJ il/elle ne lira pas« => Oui mais si je mets en corps de mail pas forcément non plus
Des habitudes de bon usage de mail amène un plus fort taux de lecture
Un bon usage du mail ne résoudra pas un déficit d'organisation ou bien des comportements humains (ne pas lire le document avant la réunion?;..)
/!\ Techniquement aucune garantie que le mail arrive instantanément, mais parfois ce n'est pas le cas
Un spam : il est bien arrivé mais traité comme indésirable. Quelques trucs pour l'éviter
Eviter certains mots-clefs (Rolex, ...)
Eviter les majuscules («MESSAGE IMPORTANT«,...)
Pas arrivé : parfois cela peut prendre du temps
Un mail n'est pas coercitif, mais en envoyer trop devient coercitif
Ecologie :
Ne même plus mettre en pièce jointe,
Plutôt favoriser un espace de stockage
- Quelques petits trucs pour que ça ait plus de sens (ce ne sont pas des garanties)
- Un objet clair. Soyez explicites dans l'objet de vos mails, il est important pour vos destinataires de pouvoir se faire une idée du contenu de votre message. Vous facilitez ainsi à  chacun la gestion de ses mails. Evitez donc les objets tels que « une question », « un truc chouette », « urgent ». Vous pouvez en revanche mettre entre crochet la nature du mail suivit de son objet précis comme ceci par exemple « [Urgent] Décision concernant l'avenir du collectif ».
- Un mail = un sujet. Si votre mail contient plusieurs sujets, préférez plusieurs mails distincts qui favoriseront les échanges et la capacité des destinataires à  s'y retrouver. Il est aussi plus simple de faire en sorte que l'objet de son mail soit explicite s'il ne concerne qu'un sujet.
- Un sujet en rapport avec le Schmilblick. Avant d'envoyer un mail, assurez vous qu'il est en lien direct avec le sujet qui intéresse la liste de discussion. Vous pourriez être tenté d'y communiquer vos newsletters ou autres informations? mais retenez-vous !
- Le contenu doit être concis. Plutà ´t qu'un long mail, préférez un court paragraphe, si l'information ne tient pas en quelques lignes, préférez les pièces jointes ou les liens vers des documents en ligne. Vous pouvez par exemple joindre un article, faire un lien vers un espace d'écriture partagé comme un pad ou tout autre support cohérent.
- Externalisez les débats. Souvent, un sujet de discussion va provoquer des débats assez rapides, mais s'ils s'éternisent, n'hésitez pas à  y couper court en proposant d'autres supports plus constructifs. Vous pouvez par exemple utiliser des outils de prise de décision comme Loomio, envoyer un sondage pour provoqué un temps d'échange spécifique (à  distance ou en présence) avec Framadate, ou créez un document d'écriture collaborative et inviter chacun à  y contribuer avec les Pads.
- Si le sujet change, faites un nouveau mail. Souvent quand le sujet d'un message évolue au fil de la discussion on a tendance à  laisser faire ou à  simplement modifier l'objet, ce qui n'est pas une bonne solution. En effet, mieux vaut créer un nouveau mail et un nouvel objet en synthétisant les précédents éléments de la discussion. Vous contenter de modifier l'objet rendra complexe à  vos destinataires de s'y retrouver en particulier s'ils trient leurs mails par discussion groupée (ou fil de discussion).
- Utilisez les pièces jointes avec parcimonie. Les pièces jointes légères ne posent pas de soucis, mais préservez l'espace de stockage des messageries de vos destinataires en limitant la taille de vos pièces jointes. C'est également un geste pour la planète : avec une liste de discussion l'espace de stockage utilisé par vos pièces jointes est multiplié par le nombre de destinataires. Vous pouvez par exemple envoyer des pièces jointes volumineuses par des services comme wetransfert.
- Vide de sens = Rempli de désagréments. N'envoyer pas de mail à  la liste qui n'ai pas de vrai contenus (« merci Didier ») : vous seriez assimilé à  un Troll, et en plus tout le monde s'en fiche ! Si vous vous sentez un besoin irrépressible de faire une blague ou de remercier, contentez vous de répondre uniquement à  votre destinataire.
- Une idée ou une question demandant une réponse rapide. Sinon, utiliser un autre moyen de communication ou envoyer plusieurs mails..
En Vrac :
Objectif du mail = favoriser la lecture
Penser à  toujours écrire une formule politesse
Sachant qu'on ne peut pas obliger son destinataire, comment favoriser sa lecture ?
«si je mets en PJ il/elle ne lira pas« => Oui mais si je mets en corps de mail pas forcément non plus
Des habitudes de bon usage de mail amène un plus fort taux de lecture
Un bon usage du mail ne résoudra pas un déficit d'organisation ou bien des comportements humains (ne pas lire le document avant la réunion?;..)
/!\ Techniquement aucune garantie que le mail arrive instantanément, mais parfois ce n'est pas le cas
Un spam : il est bien arrivé mais traité comme indésirable. Quelques trucs pour l'éviter
Eviter certains mots-clefs (Rolex, ...)
Eviter les majuscules («MESSAGE IMPORTANT«,...)
Pas arrivé : parfois cela peut prendre du temps
Un mail n'est pas coercitif, mais en envoyer trop devient coercitif
Ecologie :
Ne même plus mettre en pièce jointe,
Plutôt favoriser un espace de stockage
Auteur.trice(s) de la ressource :
Romain Lalande, Sylvain Boyer
Licence d'utilisation la ressource :
CC BY SA
Contributeur.trice.s connaissant cette ressource :